1. Responsable du traitement & Rôle de Sous-traitant (Art. 4 & 28 RGPD)
La plateforme NoviaBot est éditée par NoviaPulse (contact : contact@noviabot.cloud • Tél. : +223 95 41 89 86).
- En qualité de Responsable de traitement : NoviaPulse traite les données personnelles de ses propres clients professionnels (utilisateurs inscrits sur
app.noviabot.cloud, facturation, sécurité et administration de la plateforme). - En qualité de Sous-traitant (Art. 28 RGPD) : Lorsque nos clients intègrent un widget de chat, de capture de prospects (leads) ou de prise de rendez-vous sur leur propre site ou leurs canaux (WhatsApp, Telegram), l'entreprise cliente agit en tant que Responsable de traitement vis-à-vis de ses visiteurs finaux, et NoviaPulse agit strictement en tant que Sous-traitant sur instruction du client, conformément à notre Accord de Sous-Traitance des Données (DPA).
2. Données collectées, Finalités et Bases légales (Art. 6, 13 & 14 RGPD)
| Catégorie de données | Finalité du traitement | Base légale (Art. 6 RGPD) |
|---|
| Compte Client SaaS (email professionnel, nom d'entreprise, mot de passe haché bcrypt, horodatage de consentement) | Création et gestion du compte client, authentification, support technique | Exécution du contrat (Art. 6.1.b) & Consentement (Art. 6.1.a) |
| Facturation & Abonnements (raison sociale, email de facturation, historique des factures) | Gestion des abonnements, émission et conservation des pièces comptables | Obligation légale comptable et fiscale (Art. 6.1.c) |
| Données Visiteurs du Widget (messages de chat, identifiant de session, voix/image transmise volontairement) | Réponse automatisée par IA (RAG) et assistance en direct (Live Chat) pour le compte du client | Intérêt légitime du client / mesures précontractuelles (Art. 6.1.b / 6.1.f) |
| Prospects (Leads), Rendez-vous & Commandes (nom, email, téléphone, créneau, notes, preuve de consentement) | Prise de rendez-vous, recontact commercial et suivi de commande à la demande du visiteur | Consentement explicite du visiteur (Art. 6.1.a) & mesures précontractuelles (Art. 6.1.b) |
| Journaux de sécurité & Audit (adresse IP, action d'administration, horodatage) | Sécurité de la plateforme, prévention de la fraude et traçabilité des accès | Intérêt légitime de sécurité (Art. 6.1.f) & Obligation de sécurité (Art. 32) |
Données sensibles (Art. 9 RGPD) : Le service n'a pas vocation à collecter des données particulières (santé, opinions politiques, données bancaires en clair, etc.). Les visiteurs sont invités à ne pas saisir de telles informations dans les zones de texte libre.
4. Destinataires, Sous-traitants ultérieurs & Transferts hors UE (Art. 28 & 44–46 RGPD)
Vos données ne sont jamais vendues à des tiers. Elles ne sont transmises qu'aux sous-traitants techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service :
- Hébergement de l'infrastructure et base de données PostgreSQL/pgvector : Serveurs dédiés situés dans l'Union Européenne (France / Allemagne).
- Fournisseurs d'inférence IA (LLM) : Selon la configuration choisie, les requêtes de conversation et extraits RAG sont traités soit localement via Ollama (aucun transfert tiers), soit via les API professionnelles de Groq Inc., OpenAI Ireland Ltd / Inc. ou Together AI (sans entraînement sur vos données clientes).
- Intégrations activées volontairement par le client : WhatsApp Business Cloud API (Meta Platforms), Telegram Messenger, Google Workspace (Google Calendar / Google Sheets), Microsoft 365 (Outlook Calendar), et serveur SMTP configuré.
Lorsque le recours à un fournisseur d'IA ou de messagerie implique un transfert vers les États-Unis, ce transfert est encadré par le EU-US Data Privacy Framework et/ou les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission européenne (Art. 46 RGPD), assorties de mesures de minimisation.
5. Sécurité et Cloisonnement des données (Art. 32 RGPD)
NoviaBot met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :
- Chiffrement des communications en transit via HTTPS / TLS.
- Hachage systématique des mots de passe avec
bcrypt et authentification par jeton signé et cookie HttpOnly. - Cloisonnement logique multi-tenant strict par organisation (
tenant_id) contrôlé sur chaque requête API et sur les recherches vectorielles RAG. - Protection contre les requêtes falsifiées côté serveur (SSRF) et journalisation des actions sensibles (Audit Log).
6. Politique de Cookies, Traceurs et Stockage local (Directive ePrivacy / Art. 82 LIL)
NoviaBot n'utilise aucun cookie publicitaire, de reciblage ou de profilage tiers. Par ailleurs, les polices d'écriture (next/font) sont auto-hébergées directement sur nos serveurs afin qu'aucune requête ni adresse IP de visiteur ne soit transmise aux serveurs de Google Fonts lors du chargement des pages.
| Nom du traceur / clé | Type | Finalité (strictement nécessaire) | Durée |
|---|
| noviabot_token | Cookie HttpOnly, Secure, SameSite=Lax | Authentification sécurisée de la session utilisateur sur app.noviabot.cloud | 8 heures |
| noviabot_csrf_token | Cookie Secure, SameSite=Lax | Protection contre les attaques CSRF (Double-Submit Cookie) | 8 heures |
| noviabot_admin_backup_token | Cookie HttpOnly, Secure | Session temporaire d'assistance support administrateur | 30 minutes |
| chatfactory_sess_* | localStorage (Widget visiteur) | Maintien du fil de discussion en cours avec le chatbot (ID 128 bits aléatoire) | Session / effaçable en 1 clic |
| cf_trigger_dismissed_* | sessionStorage (Widget visiteur) | Mémorisation de la fermeture d'un message d'accueil proactif pendant la visite | Durée de l'onglet |
| noviabot_active_bot_id | sessionStorage (Dashboard) | Mémorisation de l'assistant sélectionné dans le tableau de bord client | Durée de la session |
| noviabot_cookie_notice_ack_v1 | localStorage | Mémorisation de la fermeture du bandeau d'information ePrivacy | 12 mois |
7. Vos droits (Accès, Rectification, Effacement, Portabilité, Opposition, Limitation)
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d'accès (Art. 15) et de portabilité (Art. 20) : Vous pouvez télécharger à tout moment une archive JSON complète de vos données depuis votre espace Profil & Sécurité sur
https://app.noviabot.cloud/dashboard/profile. - Droit de rectification (Art. 16) et d'effacement / droit à l'oubli (Art. 17) : Vous pouvez modifier vos informations ou supprimer définitivement votre compte et les données associées directement depuis votre tableau de bord, ou en contactant notre équipe.
- Droit d'opposition (Art. 21) et de limitation du traitement (Art. 18) : Vous pouvez vous opposer à tout moment aux communications non essentielles ou demander le gel/limitation du traitement d'un contact.
- Absence de décision individuelle entièrement automatisée (Art. 22 RGPD) : Les fonctionnalités d'IA de NoviaBot (réponses conversationnelles RAG, analyse indicative de sentiment et copilote d'aide à la rédaction pour les conseillers) constituent des outils d'assistance et n'entraînent aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques. Un conseiller humain garde le contrôle permanent et peut intervenir à tout moment via le Live Chat.
- Visiteurs finaux d'un chatbot client : Vous pouvez exercer vos droits directement auprès de l'entreprise utilisatrice du chatbot (Responsable de traitement) ou auprès de notre DPO qui transmettra la demande.
Pour toute question ou exercice de vos droits, contactez notre Délégué à la Protection des Données (DPO — Art. 37 RGPD) à : contact@noviabot.cloud ou dpo@noviabot.cloud — Tél. : +223 95 41 89 86 (réponse sous 30 jours maximum).
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente, notamment la CNIL en France (www.cnil.fr).